UNICEF Sénégal recrute des Assistants administratifs pour accompagner son déménagement à Diamniadio
Description du poste
L’UNICEF Sénégal souhaite constituer un vivier de candidats qualifiés pour renforcer temporairement son équipe administrative dans le cadre du transfert de ses bureaux à la Maison des Nations Unies, à Diamniadio.
Cette opération prévoit le départ des locaux actuels d’ici le 31 décembre 2026 et le transfert du personnel dans les nouveaux locaux en janvier 2027. Les personnes recrutées contribueront à assurer la continuité des services administratifs, la gestion des documents et des actifs ainsi que la coordination des opérations liées au déménagement.
Missions principales
Sous la supervision d’un responsable désigné, les assistants administratifs apporteront un soutien administratif, opérationnel et logistique. Leurs responsabilités comprendront notamment :
- Gestion administrative : traiter la correspondance et les courriels, saisir les données, organiser les réunions et assurer le classement des documents.
- Gestion documentaire : organiser, inventorier, archiver et transférer les documents physiques et électroniques, notamment les contrats, factures et registres d’actifs.
- Suivi du déménagement : coordonner les activités de transfert, mettre à jour les listes de contrôle, suivre les tâches en attente et préparer les documents nécessaires à la remise des locaux.
- Gestion des actifs et fournitures : actualiser les inventaires du mobilier et des équipements, participer aux vérifications physiques et suivre les déplacements des biens.
- Suivi budgétaire et financier : tenir les registres budgétaires, contrôler les dépenses et paiements en attente, vérifier les factures et contribuer au traitement des opérations dans VISION.
- Gestion des achats et contrats : préparer les documents administratifs liés aux achats et aux contrats, et suivre les clôtures contractuelles.
Suite de l’annonce, date limite et façon de candidater : sur jobsenegal.com.